Warenwirtschaft und Bestellwesen
Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte sind maßgeblich für die Warenwirtschaft in der Apotheke zuständig. Sie bestellen Medikamente, medizinische Produkte sowie apothekenübliche Waren bei Lieferanten und Großhändlern. Dabei berücksichtigen sie den aktuellen Bestand, den Bedarf sowie spezielle Kundenanfragen. Moderne Warenwirtschaftssysteme helfen bei der genauen Planung und Verfolgung von Bestellungen. PKA überwachen Liefertermine, kontrollieren die eingegangene Ware und vergleichen die gelieferten Produkte mit den Bestellungen. Sie prüfen, ob die Lieferung vollständig und korrekt ist, und reklamieren gegebenenfalls bei falschen oder beschädigten Lieferungen. Nach der Kontrolle erfassen sie die Waren im System, sodass der Bestand stets aktuell bleibt. Diese Aufgaben erfordern ein hohes Maß an Sorgfalt, Zuverlässigkeit und organisatorischem Geschick.
Lagerhaltung und Bestandskontrolle
Ein wichtiger Teil der Tätigkeit von pharmazeutisch-kaufmännischen Angestellten ist die Lagerhaltung. Sie stellen sicher, dass Medikamente und andere Produkte sachgerecht gelagert werden. Viele Arzneimittel erfordern spezielle Bedingungen, etwa eine bestimmte Temperatur oder Luftfeuchtigkeit. PKA kontrollieren regelmäßig die Lagerbedingungen und sorgen für die Einhaltung aller Vorschriften. Sie prüfen kontinuierlich die Bestände, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Medikamente verfügbar sind. Dabei achten sie auf Mindesthaltbarkeitsdaten und entsorgen abgelaufene Ware fachgerecht. Durch regelmäßige Inventuren stellen sie sicher, dass die tatsächlichen Bestände mit den Lagerdaten übereinstimmen. Die genaue Bestandskontrolle hilft, Fehlbestände oder Überschüsse zu vermeiden und die Effizienz der Apotheke zu gewährleisten.
Preisauszeichnung und Regalpflege
Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte kümmern sich um die Preisauszeichnung der Waren. Sie sorgen dafür, dass alle Produkte korrekt ausgezeichnet sind und die Preise den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dies erfordert Kenntnisse der aktuellen Preislisten sowie der Preisgestaltung in der Apotheke. PKA platzieren die Waren in den Verkaufsräumen so, dass sie für Kunden leicht zugänglich und übersichtlich präsentiert werden. Sie achten darauf, dass die Regale stets ordentlich und sauber sind und ergänzen fehlende Produkte zeitnah. Eine ansprechende Warenpräsentation trägt dazu bei, den Verkauf zu fördern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Besonders bei neuen oder saisonalen Produkten gestalten sie spezielle Verkaufsaktionen und Präsentationen.
Kundenservice und Verkauf
Auch wenn pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte keine pharmazeutische Beratung durchführen dürfen, sind sie dennoch im Kundenservice tätig. Sie helfen Kunden bei allgemeinen Fragen zu Produkten, geben Auskünfte über die Verfügbarkeit von Medikamenten und unterstützen bei der Produktsuche. Sie führen einfache Verkaufsgespräche und sorgen für einen freundlichen und kompetenten Service. Ein guter Kundenservice erfordert Kommunikationsfähigkeit, Freundlichkeit und ein gepflegtes Auftreten. In vielen Fällen übernehmen PKA auch die Kassenbedienung und wickeln Zahlungsvorgänge ab. Dabei arbeiten sie sorgfältig und korrekt, um Fehler zu vermeiden. Ein guter Service trägt maßgeblich zur Kundenzufriedenheit und zum Erfolg der Apotheke bei.
Rechnungswesen und Buchhaltung
Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte unterstützen die Apotheke im Bereich Rechnungswesen und Buchhaltung. Sie bearbeiten Rechnungen für Lieferungen und kontrollieren Zahlungseingänge. Dazu gehört auch das Erstellen von Mahnungen bei ausstehenden Zahlungen. PKA führen Kassenabrechnungen durch und dokumentieren alle Einnahmen und Ausgaben. Sie sorgen für eine korrekte Ablage von Belegen und Rechnungen, um die Buchführung vollständig und nachvollziehbar zu halten. Diese Aufgaben erfordern Genauigkeit, ein gutes Zahlenverständnis und Kenntnisse im Umgang mit Buchhaltungssoftware. Ein sorgfältiges Rechnungswesen ist für den wirtschaftlichen Erfolg der Apotheke von großer Bedeutung.
Umgang mit gesetzlichen Vorschriften
In Apotheken gelten strenge gesetzliche Vorschriften, die pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte kennen und einhalten müssen. Dazu gehören das Arzneimittelgesetz (AMG), die Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) sowie Vorschriften zur Lagerung und zum Verkauf von Medikamenten. PKA achten darauf, dass alle Arzneimittel korrekt gelagert und abgegeben werden. Sie sorgen dafür, dass die Hygienevorschriften in der Apotheke eingehalten werden und dass alle Produkte den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Bei der Bestellung und Lagerung von Betäubungsmitteln gelten besondere Vorschriften, die strikt beachtet werden müssen. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist wichtig, um die Sicherheit der Kunden zu gewährleisten und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Dokumentation und Verwaltung
Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich der pharmazeutisch-kaufmännischen Angestellten ist die Dokumentation und Verwaltung. Sie führen Bestell- und Lieferlisten, kontrollieren die Einhaltung von Lieferterminen und dokumentieren alle Warenbewegungen. Dazu gehört auch die Ablage von Lieferscheinen, Rechnungen und anderen wichtigen Dokumenten. Eine sorgfältige Dokumentation ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf der Apothekenprozesse. PKA pflegen Kundendaten, erstellen Statistiken über Verkaufszahlen und unterstützen bei der Erstellung von Berichten für die Geschäftsführung. Diese Aufgaben erfordern organisatorisches Geschick, Sorgfalt und Kenntnisse im Umgang mit Verwaltungssoftware.
Werbemaßnahmen und Marketing
Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte beteiligen sich oft an Werbemaßnahmen und Marketingaktionen. Sie gestalten Werbematerialien, organisieren Sonderaktionen und sorgen für eine attraktive Präsentation der Angebote im Verkaufsraum. Sie platzieren Flyer, Poster und andere Werbemittel so, dass sie von Kunden wahrgenommen werden. Durch gezielte Marketingmaßnahmen tragen sie zur Umsatzsteigerung der Apotheke bei. Dabei arbeiten sie eng mit dem Apothekenleiter oder dem Marketingverantwortlichen zusammen. Kreativität und ein gutes Gespür für Kundenwünsche sind bei diesen Aufgaben hilfreich.
Technischer Support
In vielen Apotheken unterstützen pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte auch bei technischen Aufgaben. Sie kümmern sich um die Pflege von Warenwirtschaftssystemen, helfen bei der Fehlerbehebung und stehen Kollegen bei IT-Fragen zur Seite. Sie sorgen dafür, dass technische Geräte wie Kassen, Scanner oder Etikettendrucker einwandfrei funktionieren. Diese Aufgaben erfordern technisches Verständnis und die Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Systeme.
