Arbeitsbeginn und Tagesplanung
Ein typischer Arbeitstag für einen Medizinischen Dokumentationsassistenten beginnt in der Regel gegen 8:00 Uhr. Bei Schichtdiensten, wie sie in größeren Krankenhäusern üblich sind, kann der Tag auch früher oder später beginnen. Zunächst verschafft sich der Dokumentationsassistent einen Überblick über die anstehenden Aufgaben. Dazu gehört die Durchsicht von eingegangenen Arztbriefen, Operationsberichten und Patientendaten, die dokumentiert oder aktualisiert werden müssen.
Nach einer kurzen Besprechung mit Kollegen oder Vorgesetzten werden Prioritäten für den Tag festgelegt. Dazu zählen dringende Dokumentationen, Kodierungen oder die Bearbeitung von Rückfragen durch Ärzte oder die Verwaltung.
Erfassung von Patientendaten
Eine der Hauptaufgaben zu Beginn des Tages ist die Erfassung von Patientendaten. Diese Daten können aus verschiedenen Quellen stammen:
- Arztbriefe
- Operationsberichte
- Laborergebnisse
- Pflegeberichte
Der Medizinische Dokumentationsassistent stellt sicher, dass alle relevanten Informationen vollständig und korrekt in das Krankenhausinformationssystem (KIS) eingetragen werden. Dies erfordert eine sorgfältige Prüfung der Dokumente auf Plausibilität und Vollständigkeit.
Kodierung von Diagnosen und Prozeduren
Ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit ist die Kodierung von Diagnosen und Prozeduren. Mit Hilfe von Klassifikationssystemen wie der Internationalen Klassifikation der Krankheiten (ICD-10) und dem Operationen- und Prozedurenschlüssel (OPS) werden Diagnosen und Behandlungen verschlüsselt. Diese Verschlüsselung ist entscheidend für die Abrechnung mit den Krankenkassen und die statistische Erfassung von Krankheitsbildern.
Ablauf der Kodierung:
- Durchsicht der ärztlichen Berichte und Befunde
- Auswahl der passenden ICD- und OPS-Codes
- Eingabe der Codes in das Krankenhausinformationssystem
- Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Kodierung
Zusammenarbeit mit Ärzten und Pflegepersonal
Während des Arbeitstages stehen Medizinische Dokumentationsassistenten in engem Kontakt mit Ärzten und Pflegepersonal. Oft gibt es Rückfragen zu bestimmten Diagnosen oder Behandlungsschritten, die geklärt werden müssen. Diese Kommunikation ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Dokumentationen korrekt und nachvollziehbar sind.
Typische Interaktionen:
- Besprechungen mit Ärzten zu unklaren Befunden
- Klärung von Rückfragen zu Kodierungen
- Austausch mit der Pflege über Patientenakten und Pflegeberichte
Dateneingabe und -pflege
Die tägliche Arbeit beinhaltet umfangreiche Dateneingabe und -pflege. Medizinische Dokumentationsassistenten aktualisieren bestehende Datensätze, ergänzen neue Informationen und korrigieren gegebenenfalls Fehler. Dazu gehören:
- Ergänzung von neuen Diagnosen und Therapien
- Pflege von Patientendaten in elektronischen Patientenakten
- Archivierung von abgeschlossenen Behandlungsfällen
Die Datenpflege erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit und Konzentration, da Fehler schwerwiegende Folgen für die Patientenversorgung und die Abrechnung haben können.
Qualitätssicherung und Dokumentationskontrolle
Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Arbeitstages ist die Qualitätssicherung. Medizinische Dokumentationsassistenten überprüfen regelmäßig die erfassten Daten auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Konsistenz. Dazu gehören:
- Stichprobenkontrollen von dokumentierten Behandlungsfällen
- Vergleich von Dokumentationen mit Originalbefunden
- Fehlerkorrekturen und Rückmeldungen an Ärzte oder Pflegepersonal
Die Qualitätssicherung trägt dazu bei, die Dokumentation zu verbessern und die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen.
Pausen und Erholung
Zwischen den einzelnen Aufgaben nehmen sich Medizinische Dokumentationsassistenten kurze Pausen, um ihre Konzentration aufrechtzuerhalten. Eine Mittagspause von 30 bis 60 Minuten ermöglicht es, neue Energie zu tanken. Während dieser Zeit können sie sich mit Kollegen austauschen oder kurz entspannen.
Bearbeitung von Anfragen und Rückmeldungen
Im Laufe des Tages bearbeiten Dokumentationsassistenten häufig Anfragen von der Verwaltung, Krankenkassen oder Patienten. Dazu gehört:
- Beantwortung von Rückfragen zu Abrechnungen
- Bereitstellung von Dokumenten für interne oder externe Prüfungen
- Klärung von Unstimmigkeiten in den Patientendaten
Diese Aufgabe erfordert gute kommunikative Fähigkeiten und ein Verständnis für die rechtlichen Grundlagen der medizinischen Dokumentation.
Fortbildung und Weiterbildung
Einige Arbeitsstunden oder ganze Tage werden für Fort- und Weiterbildungen eingeplant. Medizinische Dokumentationsassistenten halten sich über neue Kodierungssysteme, Datenschutzbestimmungen oder digitale Dokumentationstechniken auf dem Laufenden. Dies ist notwendig, um den Anforderungen des Berufs gerecht zu werden und die eigene Qualifikation zu erweitern.
Tagesabschluss und Übergabe
Der Arbeitstag endet meist gegen 16:00 oder 17:00 Uhr. Vor dem Feierabend überprüft der Medizinische Dokumentationsassistent seine Aufgabenliste, stellt sicher, dass alle dringenden Dokumentationen abgeschlossen sind, und erstellt eine kurze Übergabe für die Kollegen der nächsten Schicht. Dazu gehört:
- Informationen zu offenen Aufgaben
- Hinweise auf besondere Fälle oder Rückfragen
- Dokumentation abgeschlossener Arbeiten
Reflexion des Tages
Zum Abschluss des Arbeitstages reflektiert der Dokumentationsassistent seine Arbeit. Was lief gut? Wo gab es Schwierigkeiten? Diese Reflexion hilft, die Arbeitsabläufe zu optimieren und Fehler in der Zukunft zu vermeiden.
