1. Stellenausschreibung
Das Einstellungsverfahren beginnt mit der Erstellung und Veröffentlichung einer Stellenausschreibung. Apotheken definieren dabei die Anforderungen an den zukünftigen Pharmazeutisch-kaufmännischen Angestellten klar und präzise. Eine typische Stellenausschreibung enthält folgende Informationen:
- Berufsbezeichnung: Pharmazeutisch-kaufmännischer Angestellter (m/w/d)
- Aufgaben: Bestellwesen, Lagerhaltung, Warenwirtschaft, Kundenservice, Rechnungswesen
- Voraussetzungen: Abgeschlossene Ausbildung zum PKA, Kenntnisse im Umgang mit Warenwirtschaftssystemen, Teamfähigkeit, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
- Angebot der Apotheke: Fortbildungsmöglichkeiten, gutes Betriebsklima, angemessene Vergütung
- Bewerbungsfrist und Kontaktinformationen: Angabe, bis wann und wie Bewerbungen einzureichen sind
Stellenausschreibungen werden über verschiedene Kanäle veröffentlicht, wie Jobportale, die Website der Apotheke, soziale Medien oder die lokale Presse. Eine klare und ansprechende Stellenausschreibung hilft dabei, qualifizierte Bewerber anzusprechen.
2. Sichtung der Bewerbungsunterlagen
Nach Ablauf der Bewerbungsfrist erfolgt die Sichtung der eingegangenen Bewerbungsunterlagen. Ein vollständiger Bewerbungseingang für eine Stelle als Pharmazeutisch-kaufmännischer Angestellter sollte enthalten:
- Anschreiben
- Lebenslauf
- Zeugnisse (Schulabschluss, Ausbildungszeugnis)
- Arbeitszeugnisse bisheriger Arbeitgeber
- Zertifikate von Weiterbildungen
Bei der Durchsicht der Unterlagen achten Apothekenleiter auf die folgenden Kriterien:
- Qualifikationen: Ist die Ausbildung zum PKA abgeschlossen?
- Berufserfahrung: Hat der Bewerber praktische Erfahrung in Apotheken gesammelt?
- Fähigkeiten: Werden Kenntnisse in Warenwirtschaft, Lagerhaltung und Kundenservice nachgewiesen?
- Soft Skills: Zeigen Anschreiben und Lebenslauf Eigenschaften wie Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke?
Bewerbungen, die diesen Anforderungen entsprechen, kommen in die engere Auswahl für das Vorstellungsgespräch.
3. Einladung zum Vorstellungsgespräch
Geeignete Bewerber werden zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. In der Einladung werden Datum, Uhrzeit, Ort und Dauer des Gesprächs genannt. Oft wird auch angegeben, welche Unterlagen der Bewerber mitbringen soll. Ein Vorstellungsgespräch gibt beiden Seiten die Möglichkeit, sich besser kennenzulernen.
Das Ziel des Gesprächs ist es:
- Die fachliche Qualifikation des Bewerbers zu prüfen
- Mehr über seine Motivation und Persönlichkeit zu erfahren
- Zu sehen, ob der Bewerber ins Team passt
4. Ablauf des Vorstellungsgesprächs
Das Vorstellungsgespräch für Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte verläuft meist in mehreren Phasen:
- Begrüßung und Smalltalk: Ein kurzes, lockeres Gespräch zur Auflockerung der Atmosphäre.
- Selbstvorstellung des Bewerbers: Der Bewerber gibt einen Überblick über seinen Werdegang und seine Fähigkeiten.
- Fragen des Arbeitgebers: Der Arbeitgeber stellt Fragen zur Berufserfahrung, den Fähigkeiten und der Motivation des Bewerbers.
- Fragen des Bewerbers: Der Bewerber hat die Möglichkeit, Fragen zur Apotheke, den Aufgaben oder dem Team zu stellen.
- Abschluss des Gesprächs: Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und Information über das weitere Vorgehen.
Ein erfolgreiches Gespräch zeichnet sich durch einen offenen Dialog, klare Antworten und gegenseitiges Interesse aus.
5. Mögliche Tests und Arbeitsproben
In manchen Apotheken kann das Einstellungsverfahren zusätzliche Tests oder Arbeitsproben umfassen. Diese dienen dazu, die praktischen Fähigkeiten und Fertigkeiten des Bewerbers zu überprüfen. Mögliche Aufgaben könnten sein:
- Warenannahme-Test: Kontrolle eines simulierten Wareneingangs auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
- Warenwirtschaftssystem-Test: Einfache Aufgaben im Umgang mit dem Warenwirtschaftssystem, z.B. Erfassung eines Bestellvorgangs.
- Kundenservice-Test: Ein Rollenspiel, bei dem der Bewerber Kundenfragen beantworten muss.
Diese praktischen Übungen geben einen realistischen Einblick in die Arbeit und helfen dem Arbeitgeber, die Eignung des Bewerbers besser einzuschätzen.
6. Entscheidungsfindung
Nach dem Vorstellungsgespräch und eventuellen Tests erfolgt die Entscheidungsfindung. Der Arbeitgeber bewertet die Bewerber nach verschiedenen Kriterien:
- Fachliche Qualifikation und Berufserfahrung
- Persönliche Eigenschaften und Soft Skills
- Motivation und Interesse an der Apotheke
- Passung zum bestehenden Team
In vielen Apotheken wird die Entscheidung gemeinsam mit dem Team oder dem Apothekenleiter getroffen. Dies stellt sicher, dass der neue Mitarbeiter gut ins Team passt.
7. Zusage und Arbeitsvertrag
Bei einer positiven Entscheidung erhält der Bewerber eine Zusage. Diese erfolgt in der Regel telefonisch oder schriftlich. Danach wird ein Arbeitsvertrag erstellt, der folgende Punkte regelt:
- Beginn des Arbeitsverhältnisses
- Arbeitszeit und Arbeitsort
- Vergütung und Zusatzleistungen
- Urlaubsanspruch
- Kündigungsfristen
Der Arbeitsvertrag sollte sorgfältig gelesen und bei Fragen geklärt werden, bevor er unterschrieben wird.
8. Onboarding und Einarbeitung
Nach Vertragsunterzeichnung beginnt die Einarbeitungsphase, auch Onboarding genannt. In dieser Phase wird der neue Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte in die Abläufe der Apotheke eingearbeitet. Typische Schritte beim Onboarding sind:
- Vorstellung des Teams und der Räumlichkeiten
- Einführung in die Warenwirtschaftssysteme
- Erklärung der Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten
- Schulung zu gesetzlichen Vorschriften und Hygienevorgaben
Eine gute Einarbeitung sorgt dafür, dass sich der neue Mitarbeiter schnell zurechtfindet und produktiv arbeiten kann.
