Überblick über die Ausbildung
Die Ausbildung zum Kaufmann bzw. zur Kauffrau für Büromanagement ist ein staatlich anerkannter Ausbildungsberuf in Deutschland. Sie wird im dualen System durchgeführt, was bedeutet, dass die Auszubildenden sowohl im Betrieb als auch in der Berufsschule lernen. Die Ausbildungsdauer beträgt 3 Jahre, kann jedoch bei guten Leistungen auf 2 bis 2,5 Jahre verkürzt werden.
Die Ausbildung vermittelt eine breite kaufmännische Grundbildung, kombiniert mit branchenspezifischem Fachwissen. Auszubildende erlernen Fähigkeiten in den Bereichen Büroorganisation, Geschäftsprozesse, Rechnungswesen, Personalverwaltung und Kundenbetreuung. Durch die Wahl von Spezialisierungen, den sogenannten Wahlqualifikationen, können individuelle Schwerpunkte gesetzt werden.
Ausbildungsaufbau
Duale Ausbildung
Die duale Ausbildung findet parallel in zwei Lernorten statt:
- Ausbildungsbetrieb: Praktische Ausbildung im Unternehmen, z. B. in der Verwaltung, Buchhaltung oder im Kundenservice.
- Berufsschule: Theoretische Ausbildung in schulischen Fächern wie Betriebswirtschaftslehre, Rechnungswesen und Kommunikation.
Im Betrieb wenden die Auszubildenden die gelernten Inhalte praktisch an und sammeln Berufserfahrung. In der Berufsschule vertiefen sie die theoretischen Grundlagen und erwerben zusätzliches Wissen.
Verkürzung der Ausbildungsdauer
Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Ausbildung verkürzt werden:
- Gute schulische Leistungen: Bei sehr guten Noten in der Berufsschule kann die Ausbildung um bis zu 6 Monate verkürzt werden.
- Vorbildung: Mit Fachabitur oder Abitur ist eine Verkürzung ebenfalls möglich.
- Antrag bei der IHK: Eine Verkürzung muss bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) beantragt werden.
Ausbildungsinhalte
Die Ausbildungsinhalte zum Kaufmann bzw. zur Kauffrau für Büromanagement sind in Pflichtqualifikationen und Wahlqualifikationen unterteilt. Die Pflichtqualifikationen vermitteln grundlegende Fähigkeiten, während die Wahlqualifikationen eine Spezialisierung ermöglichen.
Pflichtqualifikationen
Die Pflichtqualifikationen sind für alle Auszubildenden einheitlich und umfassen folgende Bereiche:
Büroprozesse
- Organisation von Arbeitsabläufen
- Terminplanung und -überwachung
- Kommunikation mit Kollegen und Kunden
- Erstellung von Geschäftsbriefen und E-Mails
- Aktenführung und Archivierung
Geschäftsprozesse
- Bearbeitung von Aufträgen
- Rechnungsstellung und Überwachung von Zahlungseingängen
- Buchführung und Kostenrechnung
- Kundenbetreuung und -beratung
- Vertrags- und Bestellwesen
Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
- Rechnungsprüfung und -buchung
- Ermittlung von Kennzahlen
- Budgetplanung und -überwachung
- Finanzbuchhaltung
Informationsverarbeitung
- Nutzung von Office-Software (Word, Excel, PowerPoint)
- Arbeiten mit Datenbanken
- Umgang mit branchenspezifischer Software
- Digitale Dokumentation und Archivierung
Personalbezogene Aufgaben
- Unterstützung bei der Personalplanung
- Pflege von Personalakten
- Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Wahlqualifikationen
Im zweiten Ausbildungsjahr wählen die Auszubildenden zwei Wahlqualifikationen aus, die jeweils 5 Monate dauern. Diese ermöglichen eine Spezialisierung auf bestimmte Bereiche. Zu den Wahlqualifikationen gehören:
- Auftragssteuerung und -koordination: Planung, Steuerung und Kontrolle von Aufträgen.
- Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen: Schwerpunkt auf Unternehmensorganisation und -prozesse.
- Einkauf und Logistik: Beschaffung von Waren und Materialien, Lagerverwaltung.
- Personalwirtschaft: Unterstützung in der Personalbeschaffung und -verwaltung.
- Marketing und Vertrieb: Unterstützung bei Marketingkampagnen, Kundenbetreuung und Verkaufsförderung.
- Assistenz und Sekretariat: Unterstützung von Führungskräften, Terminplanung und Korrespondenz.
- Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement: Planung und Durchführung von Veranstaltungen, PR-Maßnahmen.
- Rechnungswesen: Buchführung, Kostenrechnung und Jahresabschlüsse.
Ablauf der Abschlussprüfung
Die Ausbildung endet mit der gestreckten Abschlussprüfung, die in zwei Teilen abgelegt wird:
Teil 1: Zwischenprüfung
- Findet in der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres statt.
- Prüfung von Büro- und Geschäftsprozessen.
- Gewichtung: 25% der Gesamtabschlussnote.
Teil 2: Abschlussprüfung
- Findet am Ende der Ausbildung statt.
- Prüfungsbereiche: Kundenbeziehungsprozesse, Wirtschafts- und Sozialkunde, fallbezogenes Fachgespräch.
- Gewichtung: 75% der Gesamtabschlussnote.
Berufsschulunterricht
Der Unterricht in der Berufsschule erfolgt entweder an ein bis zwei Tagen pro Woche oder im Blockunterricht. Die wichtigsten Fächer sind:
- Betriebswirtschaftslehre: Geschäftsprozesse, Auftragsbearbeitung, Rechnungswesen.
- Personalwesen: Personalverwaltung und -planung.
- Informationsverarbeitung: EDV-Kenntnisse und Softwareanwendungen.
- Wirtschafts- und Sozialkunde: Rechtsgrundlagen, Wirtschaftskunde, Sozialversicherungen.
- Kommunikation: Schriftverkehr, Präsentationstechniken.
- Englisch: Wirtschaftsenglisch für den Büroalltag.
Perspektiven nach der Ausbildung
Nach der Ausbildung stehen Kaufleuten für Büromanagement zahlreiche Karrierewege offen:
- Direkter Berufseinstieg: Tätigkeit in Verwaltung, Buchhaltung, Personalabteilung oder Kundenservice.
- Weiterbildungen: Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, Betriebswirt, Personalfachkaufmann.
- Studium: Bachelor in Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsrecht oder Verwaltungsmanagement.
